Náhrady cestovních výdajů řídí příslušnými ustanoveními zák. č. 262/2006 Sb., Zákoník práce a ustanoveními zák. č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů.

V pravidelném termínu od 1. ledna Ministerstvo práce a sociálních věcí vyhláškou:

• mění sazbu základní náhrady za používání silničních motorových vozidel stanovenou v § 157 odst. 4
• mění stravné stanovené v § 163 odst. 1 a § 176 odst. 1,
• stanoví průměrnou cenu pohonných hmot, a to podle údajů Českého
• statistického úřadu o cenách vozidel, o cenách jídel a nealkoholických nápojů ve veřejném stravování a o cenách pohonných hmot.

Způsob výpočtu cestovních náhrad by měla každá organizace zakotvit ve své interní směrnici.

ROZSAH, VÝŠE CESTOVNÍCH NÁHRAD   

Zaměstnancům vyslaným na pracovní cestu náleží:

• náhrada jízdních výdajů,
• úhrada prokázaných výdajů na ubytování,
• náhrada výdajů na stravování, tzv. diety (dále jen stravné)
• náhrada nutných vedlejších výdajů

Výpočet náhrady za spotřebované PHM

Náhrada za spotřebované PHM (NPHM) se stanoví jako součin spotřeby použitého vozidla (S) zpravidla stanovené v l/100 km, počtu kilometrů ujetých vozidlem na pracovní cestě (km) a ceny PHM (C) zpravidla zjištěné v Kč/l:
NPHM = (Sx km x C) : 100

Průměrná spotřeba vozidla se zaokrouhluje na dvě desetinná místa.

SPOTŘEBA POHONNÉ HMOTY VOZIDLA v l/100 km se zjistí výhradně z technického průkazu vozidla. Podle § 158 odst. 4 zákoníku práce se při určení spotřeby pohonné hmoty použije údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem Evropské unie. Není-li tento údaj v technickém průkazu uveden, vypočítá se spotřeba pohonné hmoty vozidla aritmetickým průměrem z údajů v technickém průkazu uvedených.

* Uvedené normy 93/116/ES, 1999/100/ES a 2004/3/ES mohou být v technickém průkazu uvedeny také v podobě bez zkratky ES, tj. např. 93/116, 1999/100 anebo jen 99/100 či 2004/3. V některých případech je také norma uvedena např. ve tvaru EU/93/116 apod.

ÚDAJE O SPOTŘEBĚ PHM – Není-li v technickém průkazu vozidla, které zaměstnanec na pracovní cestě na žádost zaměstnavatele použil, uveden žádný údaj o spotřebě PHM, musí podle § 158 odst. 4 zákoníku práce předložit zaměstnavateli technický průkaz vozidla shodného typu, ve kterém je alespoň jeden údaj o spotřebě PHM uveden.

Průměrná cena pohonných hmot (pro zaměstnance) v případě, že není prokázána cena nákupním dokladem:

Druh pohonné hmoty	Oktany	Cena v Kč 2012	Cena v Kč 2013
Benzin Speciál	91	X	X
Benzin Super	95	34,90	37,70
Benzin Super plus	98	36,90	40,00
Motorová nafta		34,70	37,00

Výpočet náhrady za opotřebení vozidla

Zaměstnanec má nárok kromě nákladů za spotřebované PHM i na náhradu za opotřebení vozidla, při pracovní cestě.

NOV = S x Km

Náhrada za opotřebení vozidla (NOV)= sazba (S) x počet ujetých Km (Km)

Sazba náhrady za opotřebení vozidla:

Druh vozidla	Sazba v roce 2012	Sazba v roce 2013
Osobní automobil	3,70 Kč	3,60 Kč
Motocykl, tříkolka	1,00 Kč	1,00 Kč

Sazba základní náhrady a průměrné ceny pohonných hmot se při výpočtu podle § 189 zákoníku práce zaokrouhlují na desetihaléře směrem nahoru.

Stravné v ČR

Při pracovních cestách zaměstnanců na území České republiky se poskytne stravné v následující výši:

Doba pracovní cesty	Rok 2012	Rok 2013
5 až 12 hodin	64,00 Kč	66,00 Kč
12 až 18 hodin	96,00 Kč	100,00 Kč
Více než 18 hodin	151,00 Kč	157,00 Kč

Tato výše stravného se mění v závislosti na vývoji cen prováděcím právním předpisem vydaným Ministerstvem práce a sociálních věcí podle § 189 Zákoníku práce.

Stravné se v souladu s § 189 zákoníku práce zaokrouhluje na celé koruny do výše 50 haléřů směrem dolů a od 50 haléřů včetně směrem nahoru. To je důležité zejména při krácení stravného, jestliže je zaměstnanci na pracovní cestě poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec sám nepřispívá. V takovém případě zaměstnanci přísluší krácené stravné podle paragrafu 163 odst. 2. Konečná částka, která bude zaměstnanci vyplacena při vyúčtování pracovní cesty, se ovšem vždy zaokrouhluje na celé koruny směrem nahoru.

Krácení stravného

Stravné je možné krátit, pokud bylo zaměstnanci při pracovní cestě poskytnuto jídlo. Například pokud má zaměstnanec zajištěné ubytování se snídaní, obědem nebo večeří. Zaměstnanec musí být na krácení stravného předem upozorněn předem.

Bylo-li zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá, je zaměstnavatel oprávněn za každé uvedené jídlo stravné krátit. Za každé uvedené jídlo je možné podle § 163 odst. 2 zákoníku práce krátit hodnotu stravného o:

• 70 % stravného, pokud cesta trvá 5 až 12 hodin
• 35 % stravného, pokud cesta trvá 12 až 18 hodin
• 25 % stravného, pokud cesta trvá déle než 18 hodin

Nesjedná-li zaměstnavatel míru krácení zahraničního stravného, nebo ji neurčí před vysláním zaměstnance na zahraniční pracovní cestu, přísluší zaměstnanci zahraniční stravné nekrácené.

Stravné v zahraničí

Zaměstnavatel může poskytnout zaměstnanci při zahraniční pracovní cestě zahraniční stravné v cizí měně.  Výši zahraničního stravného určí zaměstnavatel ze základní sazby zahraničního stravného viz příloha č. 1 sjednané nebo stanovené pro stát, ve kterém zaměstnanec stráví v kalendářním dni nejvíce času. Zahraniční stravné řeší zákoník práce v § 170.

Výše stravného s ohledem na dobu trvání zahraniční pracovní cesty

Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci zahraniční stravné ve výši základní sazby,  jestliže doba strávená mimo území České republiky trvá v kalendářním dni déle než 12 hodin. Trvá-li tato doba déle než 6 hodin, nejvýše však 12 hodin, poskytne zaměstnavatel zaměstnanci zahraniční stravné v poloviční výši této sazby zahraničního stravného, a ve čtvrtinové výši této sazby zahraničního stravného, trvá-li doba strávená mimo území České republiky 6 hodin a méně, avšak alespoň 1 hodinu. Trvá-li doba strávená mimo území České republiky méně než 1 hodinu, zahraniční stravné se neposkytuje.

 Náhrada nutných vedlejších výdajů

Náhrada nutných vedlejších výdajů – zaměstnavatel poskytne zaměstnanci náhradu nutných vedlejších výdajů, které mu vzniknou v přímé souvislosti s pracovní cestou, a to v prokázané výši (jedná se například o parkovné aj.)